Comment configurer les répondeurs automatiques de messagerie
Table des matières
Comment configurer les réponses automatiques dans Site Tools – Tutoriel vidéo
Création de répondeurs automatiques
Pour accéder au menu des autorépondeurs, allez dans Site Tools > E-Mail > Répondeurs automatiques:
La configuration de votre autorépondeur comprend plusieurs champs importants qui vous permettent de personnaliser le moment et la manière dont vos messages automatisés sont envoyés. Voici une description détaillée de chaque champ :
- Addresse e-mail : Saisissez l’adresse électronique qui enverra les réponses automatiques. Il s’agit de l’adresse associée au compte pour lequel vous configurez le répondeur automatique.
- Expéditeur (From Name) : Indiquez le nom que les destinataires verront dans le champ “De” de la réponse automatique. Il peut s’agir de votre nom complet, de votre fonction ou du nom de votre entreprise ou de votre service.
- Sujet : Créez une ligne d’objet pour l’e-mail de réponse automatique. Il doit être clair et concis, car c’est la première chose que le destinataire voit et il doit indiquer que l’e-mail est une réponse automatique.
- Corps : tapez le message que vous souhaitez transmettre à vos destinataires. Ce message doit être courtois et informatif, et fournir des détails tels que l’heure de retour prévue et d’autres options de contact si nécessaire.
- Date de début (facultatif) : Choisissez la date à laquelle vous souhaitez que le répondeur automatique commence à envoyer des messages. Cette date est utile si vous prévoyez une absence future. Laissez vide si vous souhaitez que le répondeur automatique prenne effet immédiatement.
- Heure de début (facultatif) : En plus de la date de début, vous pouvez spécifier l’heure exacte à laquelle le répondeur automatique doit s’activer.
- Date de fin (facultatif) : Ce champ nécessite de renseigner la date de début. Vous pouvez définir une date de fin pour le répondeur automatique. Après cette date, le répondeur automatique n’enverra plus de messages automatisés.
- Heure de fin (facultatif) : Comme pour l’heure de début, vous pouvez définir l’heure précise de la date de fin à laquelle le répondeur automatique doit cesser de fonctionner.
- Attendre (intervalle) : Ce paramètre vous permet de contrôler la fréquence à laquelle le répondeur automatique envoie des e-mails à la même adresse. La première réponse automatique à tout nouveau e-mail entrant est envoyée immédiatement, ce qui garantit que chaque expéditeur reçoit un premier accusé de réception sans délai. Si la même adresse envoie un autre e-mail, le répondeur automatique n’enverra une nouvelle réponse qu’une fois le délai d’attente écoulé. En définissant un délai d’attente (en heures), vous empêchez le répondeur automatique d’envoyer des e-mails répétés à un destinataire dans un délai donné. Par exemple, si vous laissez la valeur par défaut de 24 heures, le même destinataire ne recevra pas d’autre réponse automatique s’il envoie un autre e-mail dans les 24 heures suivant le premier e-mail.
En configurant soigneusement chacun de ces champs, vous pouvez adapter votre autorépondeur à vos besoins spécifiques et à votre emploi du temps. Ainsi, vos réponses automatisées ne sont envoyées que lorsque c’est nécessaire et approprié, ce qui garantit le professionnalisme et la clarté de la communication avec vos contacts.
Cliquez sur Créer pour créer le répondeur automatique.
Suppression des répondeurs automatiques
Il peut arriver que vous deviez supprimer un autorépondeur, peut-être parce qu’il n’est plus nécessaire ou que vous souhaitez en créer un nouveau avec des informations différentes.
Pour supprimer un répondeur automatique, allez dans Site Tools > E-Mail > Répondeurs automatiques. Dans la section Gérer les répondeurs automatiques, vous verrez tous les répondeurs automatiques que vous avez créés, qu’ils soient actifs ou non. Cliquez sur le bouton Supprimer pour celui dont vous n’avez plus besoin et confirmez la suppression dans la fenêtre contextuelle qui s’affiche.
